做事邏輯正確 不怕工作量大

2014/03/19 第171期 封面故事 做事邏輯正確 不怕工作量大

撰文◎林郡妙

若不想加班，就得「公私分明」，在有限的上班時間發揮最大的產值。 任職摩根投信整合行銷部8年來，「繁瑣」幾乎等於邱可君工作的代名詞，不只要發新聞稿、維繫媒體關係，也要辦記者會、協助製作廣告。即便如今升任部門副總經理，仍然要緊盯各項進度與決策。 　　儘管如此，她仍能維持一貫的從容優雅，不但自己很少加班，也鼓勵部屬早點回家，但各項工作照樣如期完成。她相信只要用對方法，任何工作都能化繁為簡、快速搞定。 效率祕方1－工作筆記本不離身 　　活頁筆記本與Outlook行事曆，是邱可君提升工作效率的兩大幫手。 　　Outlook行事曆、Google Calendar，都備有會議提醒的功能。她習慣將個人行程、各項會議時間，輸入Outlook行事曆，並且設定提醒時間，例如會議前15分鐘發出鈴聲提醒，就不會忙到忘記開會。 　　向來筆記本不離身的她，除了記錄開會重點、工作待辦事項，一有任何工作上的想法與創意，也會隨時寫下來。她還用不同顏色的標籤貼紙，區分筆記的內容。例如橘色標籤是與業務相關的重要內容，粉紅色則是尚待處理或需追蹤進度的事項，一旦任務結束便可撕下標籤。 　　另外，她也會在筆記本上，為當日、當週的工作事項排定優先順序，哪些事情刻不容緩、或是可同時進行，透過筆記管理一目瞭然。 效率祕方2－表單控管團隊工作進度 　　很多專案或活動都必須仰賴團隊分工合作，可藉由專案進度表、工作分配表等表單來控管進度。 　　邱可君以自己部門為例，每項專案進行前，負責同仁必須製作工作時程表，並附件一份給她，她可透過這張表單，隨時追蹤執行進度。 　　由於經常要發新聞稿給媒體，她的部門也有「發稿時間表」，像是哪一天要發哪些稿件、輪到誰來發，通常在1個月或至少2週前就規劃好，不會發生責任推託或倉促發稿等問題。 　　邱可君認為，工作要更有效率，部門的資料庫建置也很重要。在她們電腦公用槽的資料庫中，包括常用的表格、專案執行的SOP、各檔基金與金融市場的歷史資料，統統可找得到，現成即可應用。所有建檔的邏輯、資料分類標準，皆是同仁討論出來的共識，搜尋資料相當省力。 效率祕方3－公事要溝通 直接電話講 　　不少人愛用電子郵件或Line、臉書等社群軟體溝通公事，但邱可君認為「能免則免」，因為光是等待對方回覆，就要耗掉不少時間。 　　她認為，除非需要溝通的對象不只一人，透過信件可同步發送給多人，否則最好直接打電話討論或確認，這樣最方便及時。不過，為了避免對方說過即忘、或是認知有誤差，最好在講完電話後，補發一封電子郵件確認剛才談過的內容。 　　若是與國外主管聯繫，非得透過電子郵件不可，邱可君也會讓信件內容「一次到位」，事先設想主管希望知道的所有細節、或是可能會有的疑慮，在寫信時完整交代清楚，避免信件多次往返浪費時間。而內容也都用條列式呈現，以方便主管掌握重點。 　　邱可君鮮少會用電話或信件處理私事，就算上班時間接到朋友來電，也會委婉告知對方「再聊」，下班後再找時間回電。她強調，若不想加班，就得做到「公私分明」，在有限的上班時間發揮最大的產值，與工作無關的事，留到下班後做就好。 效率祕方4－改善流程，建立制度 　　邱可君建議同樣擔任主管者，還可透過以下的技巧，讓工作更有效率： 　●利用零碎時間：邱可君習慣「早到」，規定上班時間是9點，她8點就抵達公司，趁著思緒最澄明、沒人打擾的早晨時光，思考當日的工作計畫。由於工作必須時時留意股市、基金市場變化，她也會利用通勤時間，邊開車邊收聽財經新聞。 　●知人善任：發揮觀察力，挖掘部屬的潛能，用對的人做對的事，團隊的工作效率自然提升。 　●思考做事情的方法：例如改善工作流程、建置公用資料庫，可讓工作更省力。凡事建立制度，讓團隊成員有明確方向可循，就不至於接到任務後無所適從，拖延工作進度。 　●加強溝通：不管是對上、對下或是對客戶，彼此若溝通不良，很容易產生誤會，事後必須花很多時間補救，不如事前多花一點時間溝通。 －更多精采文章請見2月號(452期)Career職場情報誌－